La digitalización de procesos en la práctica jurídica

Uno de los términos de moda es “digitalización de procesos”, algo que parece formar parte del proceso de modernización imprescindible en cualquier despacho de abogados, pero que pocos saben definirlo más allá de que hay que tener Google Docs o un sitio web en activo. ¿En qué consiste y qué beneficios nos proporciona?

Hace muchos años cambiamos las máquinas de escribir por los ordenadores y, en el camino, hubo que aprender a usar Word en vez de introducir una hoja de papel en la máquina y ponernos a teclear directamente. La inmediatez se sacrificaba en beneficio de la agilidad, ya que la posibilidad de revisar y corregir lo que se escribe en un procesador de textos es muchísimo mayor que en una de aquellas máquinas.

Pero la digitalización de procesos es mucho más que la sustitución de unos dispositivos por otros, como cambiar máquinas de escribir por procesadores, o faxes por servicios de correo electrónico. Lo que realmente implica la digitalización es la implantación de procesos asistidos por sistemas de información. Es decir, parafraseando a Bill Gates, “la tecnología debe acelerar los procesos, no definirlos”.

El problema no es implantar tecnología en los bufetes, sino pensar que esa tecnología debe cambiar la forma de trabajar. Ya sabes cómo plantear un escrito, cómo responder a una demanda, cómo plantear un recurso. ¿Podría la tecnología ayudarte a realizar esas tareas de una forma más ágil y eficaz? La primera vez que buscamos un precedente o una referencia normativa para apoyar cierto argumento, el trabajo puede llevarnos horas o días, incluso con la asistencia de los buscadores y servicios de documentación de ciertas editoriales. ¿Habría alguna forma de anotar esa información de manera que pudiéramos aprovecharla cuando la volvamos a necesitar?

La respuesta es una sencilla ficha de investigación, como las que se han venido utilizando desde hace décadas. Pero a medida que se acumulan, es más difícil encontrar “esa nota que apoyaba justo lo que quiero decir”. Da lo mismo que hablemos de fichas de cartón, cuadernos o documentos en PDF. No se trata de que estén en formato físico o digital sino de que encuentres la información que necesitas cuando te hace falta y que sea de una forma rápida y sencilla. Anotar el resumen de una sentencia interesante puede hacerse igual en una ficha de 10 x 15 centímetros, en un cuaderno o en un documento de Word. No tienes que cambiar tu forma de trabajar, sino aprovechar la tecnología para que cuando quieras recuperar esa nota sea algo instantáneo.

La solución es introducir algún tipo de sistema de gestión del conocimiento, como un wiki personal. ¿Has consultado alguna vez la Wikipedia? Es un sitio sorprendente por varios motivos. Para empezar es el quinto sitio más visitado en todo el mundo, por delante de Amazon o Twitter, y tiene casi seis millones de artículos sólo en inglés. Si lo has usado alguna vez, sabrás que extremadamente fácil de usar y que la respuesta aparece en segundos. Y, sin embargo y aquí viene lo sorprendente, no tiene índice.

Nunca habrás usado un menú o un índice de contenidos para buscar algo en la Wikipedia. Esto es algo que vuelve loco a todo el mundo cada vez que doy un seminario de gestión del conocimiento, porque la NECESIDAD de un índice parece imposible de evitar. El truco está en saber hacer una adecuada gestión del conocimiento con wikis. ¿Sabes lo más interesante? El software que mueve la Wikipedia, MediaWiki, es de código abierto, gratuito y lo puedes usar en tu propio sitio web. ¿Te imaginas lo que sería hacerte una “wikipedia” con las notas de tus casos, experiencia acumulada, citas y comentarios? Si esto lo ampliamos a un bufete con varios abogados que contribuyan al wiki, el resultado en el reaprovechamiento de la información y la experiencia es gigantesco. Eso es digitalizar procesos.

Es decir, no tienes que cambiar la forma de escribir una demanda, sino que la tecnología te permita redactar de forma más eficaz demandas de cualquier complejidad; porque no es lo mismo una demanda de cantidad por una factura impagada, que la indemnización de una comunidad de propietarios tras un desastre. Usar Word es un primer paso, pero el día que descubras Scrivener te preguntarás cómo podías escribir de otra forma.

Cuando alguien se empeña en que “esta nueva aplicación va a cambiar nuestras vidas” e intenta que los procesos del despacho se acomoden a esa herramienta, está haciendo una mala implantación de la digitalización de procesos, porque es la herramienta la que define el proceso, cuando lo que tendría que ocurrir es que la herramienta estuviera al servicio del proceso. Es decir, MediaWiki y Scrivener son grandes herramientas, pero si no puedes hacer el mismo trabajo con otra aplicación, como Confluence, mejor no las uses, porque el día que dejen de estar disponibles tu flujo de trabajo se vendrá abajo.

Un sitio web está bien, pero eso no es “digitalizar procesos”. Como profesionales del Derecho, la información es un elemento vital en nuestra profesión. Y la digitalización de procesos, la aplicación de las nuevas tecnologías a su organización y apoyo, es la clave de la competitividad actual. Por que no hay que tirarse días redactando una propuesta si se puede hacer en horas con las herramientas adecuadas. Debes ser tu el que defina el proceso adecuado a tu trabajo, partiendo de tu experiencia y visión del trabajo, pero aprovechando esas herramientas para que todo funcione más rápido y con menos esfuerzo.

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